Mensajes Automáticos a Huéspedes: Cómo Funciona la Comunicación Automatizada en Macufy

Introducción

Uno de los aspectos que más tiempo consume en la gestión de un alojamiento turístico es la comunicación con los huéspedes. Confirmar la reserva, enviar el enlace de check-in, recordar que deben completar sus datos antes de llegar, explicar cómo acceder al alojamiento, enviar instrucciones de salida... Si tienes varias propiedades con reservas frecuentes, esta comunicación puede ocupar horas a la semana.

Macufy resuelve este problema con un sistema de mensajes automáticos completamente configurable que cubre todos los momentos clave del ciclo de vida de una reserva. En este documento se explica cómo funciona cada tipo de mensaje, cómo configurarlos y ejemplos concretos para tu alojamiento.

El primer mensaje automático: el enlace de check-in online

Cuando llega una nueva reserva a Macufy (Airbnb, Booking.com, Vrbo, Lodgify o manual), el sistema envía automáticamente al huésped un mensaje con el enlace personalizado para completar el check-in online.

El huésped recibe un enlace único donde puede:

• Introducir sus datos y los de sus acompañantes

• Escanear pasaporte/DNI por IA

• Firmar el contrato de alquiler

• Seleccionar horario de llegada (si está habilitado)

• Contratar servicios adicionales

El formulario está disponible en 32 idiomas.
Al completar el check-in online, Macufy:

1. Envía los datos a SES Hospedajes del Ministerio del Interior

2. Genera el PDF del parte de entrada

3. Activa el envío del mensaje post check-in con instrucciones de acceso

Este primer mensaje automático funciona sin configuración adicional.

Recordatorios de check-in: para huéspedes que no han completado el proceso

No todos los huéspedes completan el check-in online inmediatamente. Para garantizar que el proceso se complete antes de la llegada, Macufy permite configurar recordatorios automáticos.

Cómo funcionan

Los recordatorios se envían automáticamente al huésped un número determinado de días antes de la llegada, a una hora concreta. Puedes configurar hasta 10 en el plan Pro, cada uno con:

• Número de días antes de la llegada

• Hora de envío

• Título y mensaje personalizables en todos los idiomas

• Variables dinámicas (nombre, enlace, código, fechas, propiedad)

Solo se envían si el huésped no ha completado el check-in.

Cómo configurarlos

En la configuración de la propiedad, sección Check-in → Recordatorios de Check-in:

1. Elige cuántos días antes enviar

2. Elige la hora

3. Escribe título y mensaje en cada idioma

4. Guarda

Puedes activar/desactivar cada recordatorio individualmente.

Ejemplo de secuencia recomendada

Recordatorio 1 — 7 días antes, 10:00
Asunto: Tu check-in online para {property_name} te está esperando
Hola {guest_fullname},
Tu estancia en {property_name} se acerca. Para que tu llegada sea rápida y sin esperas, completa el check-in online: {checkin_link}
¡Hasta pronto!

Recordatorio 2 — 3 días antes, 18:00
Asunto: Recuerda completar tu check-in — llegas en 3 días
Hola {guest_fullname},
En 3 días comienzas tu estancia en {property_name} (entrada: {date_start}).
Si aún no has completado el check-in online, hazlo ahora: {checkin_link}
¡Te esperamos!

Recordatorio 3 — 1 día antes, 09:00
Asunto: ¡Mañana llegas! Completa tu check-in ahora
Hola {guest_fullname},
¡Mañana es el gran día! Recuerda completar el check-in online antes de llegar a {property_name}.
Hazlo aquí: {checkin_link}
Reserva: {confirmation_code}
Entrada: {date_start}
Salida: {date_end}

Variables disponibles

Mensaje post check-in: instrucciones automáticas tras completar el formulario

Cuando el huésped completa el check-in online, Macufy puede enviar automáticamente un mensaje con instrucciones de acceso o información relevante.

Casos de uso

Instrucciones de acceso:
Hola {guest_fullname},
¡Hoy es el día! Aquí tienes todo lo que necesitas para acceder a {property_name}:
📍 Dirección: Calle Ejemplo 12, 2ºA
🔑 Código de acceso: 4829
📶 WiFi: MiRed_5G / Contraseña: ejemplo123
El check-out es el {date_end} antes de las 11:00.
Ante cualquier consulta, puedes escribirnos aquí.
¡Que disfrutes tu estancia!

Normas de la casa el día de salida:
Hola {guest_fullname},
Mañana {date_end} finaliza tu estancia en {property_name}. Recuerda:

• Check-out antes de las 11:00

• Deja las llaves en la caja de la entrada

• Cierra ventanas y llave del gas

• Si necesitas late check-out, escríbenos

Configuración

En la propiedad, sección Check-in → Mensaje tras el check-in:

1. Configura el tiempo de envío (días/horas)

2. Escribe el mensaje en varios idiomas

3. Inserta variables dinámicas

4. Previsualiza el mensaje

Notificaciones automáticas por eventos de reserva

Además de los recordatorios y el mensaje post check-in, Macufy permite configurar notificaciones automáticas por eventos:

1. Nueva reserva recibida

Mensaje de confirmación y enlace de check-in.

2. Día de llegada del huésped

Mensaje de bienvenida e instrucciones.

3. Día de salida del huésped

Recordatorio de check-out y cierre.

4. Check-in online completado

Instrucciones detalladas de acceso.

Mensajes en múltiples idiomas: sin barreras

Todos los mensajes automáticos pueden configurarse en varios idiomas. Macufy detecta el idioma del huésped y envía el mensaje en ese idioma.

Copiar configuraciones entre propiedades

Puedes copiar la configuración de recordatorios de una propiedad a otras con un solo clic.

Resumen: el ciclo completo de comunicación automática

Con esta cadena de comunicación automatizada, tus huéspedes siempre están informados y el proceso de check-in se completa antes de la llegada.